Comment faire la comptabilité de son auto entreprise via Excel ?

À chaque étape de son activité, l’auto entrepreneur doit garder une vision claire de sa comptabilité. Connaître ses mouvements de trésorerie est essentiel pour anticiper les différentes opérations comptables. Faire sa comptabilité est aussi le meilleur moyen de garder un œil sur sa situation financière. Pour l’auto entrepreneur, opter pour un suivi sur Excel a plus d’un avantage. Cet article résume ce qu’il ne faut pas oublier dans la présentation de données chiffrées.

La tenue de la comptabilité est facultative

En premier lieu, il est important de rappeler que la tenue d’une comptabilité est facultative pour les micro entrepreneurs. Contrairement aux régimes SASU ou EURL, celui de la micro entreprise est aussi exonérée de l’obligation de réaliser un bilan comptable. En conséquence, cette opération n’est pas obligatoire et l’auto entrepreneur n’a pas à le produire à chaque fin d’exercice. Cependant, elle reste fortement recommandée.

Tenir une comptabilité reste utile

Bien que la tenue d’une comptabilité soit optionnelle, elle reste utile à l’auto entrepreneur. Cela peut se faire de manière simplifiée, ce qui facilitera différents aspects de son activité. En faisant sa comptabilité, la micro entreprise a une meilleure visibilité de ses finances. Elle a une vue d’ensemble sur son activité et sur ses possibilités d’évolution. En effet, la comptabilité permet de voir l’évolution d’une entreprise à travers le temps. De plus, elle optimise le temps de recherche d’anciennes transactions.

Pour les auto entrepreneurs les plus minutieux, ces données peuvent aussi être utilisées pour établir des statistiques. La comptabilité est aussi utile pour effectuer le suivi des paiements, ce qui facilite le repérage des impayés. Les informations permettent aussi d’identifier clairement les périodes de creux, tout en simplifiant les déclarations de CA. Tenir une comptabilité a aussi d’autres avantages. Le micro entrepreneur peut s’en servir pour estimer la valeur de ses différentes cotisations. Cela peut également lui fournir les informations dont il a besoin pour voir si le régime vous convient ou pour avoir des preuves dans une situation de litige. Le plus important reste cependant la facilité de passer à la TVA en cas de dépassement des seuils d’exonération.

Les avantages d’utiliser Excel

Ce logiciel bien connu est recommandé pour la pertinence de son fonctionnement. La présence de cellules et de colonnes personnalisables facilite le travail de l’auto entrepreneur. Si le logiciel est présent sur la majorité des ordinateurs, il est aussi accessible en ligne. Simple d’utilisation, Excel fournit aussi des fonctionnalités poussées. En plus des tableaux, il fournit des fonctions qui permettent de classer les données ou de réaliser des opérations. Le programme est pratique pour éditer les documents financiers nécessaires à l’activité de l’entreprise. En début d’activité, il permet notamment de distinguer les dépenses des différentes recettes.

Les données à inclure pour votre comptabilité sur Excel

La tenue d’une comptabilité sur ce logiciel nécessite d’intégrer des données précises. Parmi les indispensables, l’auto entrepreneur doit fournir les données d’encaissement et de décaissements. Il doit également y inclure la TVA, ainsi que les différentes taxes. Il est recommandé à l’auto entrepreneur de mettre à jour ses données toutes les semaines. Cette précaution lui évitera les oublis, tout en évitant d’éventuelles erreurs.

Si la comptabilité de la micro entreprise est allégée, le porteur de projet s’engage à fournir des enregistrements de ses recettes. Cette opération est demandée par l’administration. Pour ce faire, les transcriptions se font par ordre chronologique et ne doivent pas être modifiables. Garder une copie de la comptabilité mensuelle est donc impératif. Elle constituera une preuve datée de non modifiables en cas de contrôle.

Les transactions encaissées

Pour toute opération encaissée, l’auto entrepreneur doit mentionner :

• La date d’encaissement de la transaction ;
• L’identité complète du client ;
• La référence de l’article ou du service fourni, dont celle de la facture, du devis ou encore du ticket de caisse ;
• La description du bien ou du service réalisé ;
• Le mode d’encaissement ;

Les dépenses effectuées

Dans la partie qui correspond aux dépenses, l’auto entrepreneur retiendra les mêmes bases que pour les encaissements. N’oubliez aucune dépense réalisée dans le cadre de votre activité. Celles-ci peuvent aussi bien concerner :

• L’achat de matières premières ;
• Les frais de transport liés à votre intervention ;
• La facturation de services divers ;
• Le coût des assurances ;
• Les impositions de l’auto entrepreneur ;
• Les cotisations sociales ;

Notons que la tenue d’un registre d’achats n’est pas une obligation légale. Elle devient seulement obligatoire si l’activité de l’auto entrepreneur consiste en la vente de biens matériels, des prestations hôtelières, ou encore de ventes de denrées alimentaires. Outre ces exceptions, le document reste nécessaire pour un suivi en interne.

L’auto entrepreneur qui souhaite développer son activité doit s’y astreindre dès son premier mois d’exercice. Cela lui donnera non seulement de bonnes bases, mais lui évitera aussi les mauvaises surprises au dernier moment.