Un auto entrepreneur peut-il déduire l'achat de son matériel ?

Vous vous demandez si, en tant qu'auto-entrepreneur, vous êtes en droit de déduire l'achat de votre matériel ? La réponse est oui et non...

Non, car vous n'avez pas la possibilité de déduire vos frais de fonctionnement. Et oui, car vous êtes cependant en droit de déduire vos frais de débours.

Ces deux notions peuvent sembler assez complexes à distinguer. Nous vous aidons donc à comprendre quels frais de matériel peuvent être déduits et de quelle façon procéder.

L'auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses frais de fonctionnement

Pas de déductibilité des charges

Les micro-entrepreneurs ne peuvent pas déduire leurs charges car il s'agit d'un statut jouissant d'une comptabilité allégée. À la place, et afin de compenser cette absence de droit, ils bénéficient d'un abattement forfaitaire qui dépend de l'activité exercée.

En effet, un auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d'affaires encaissé (c'est-à-dire le CA sans aucune déduction) et non sur ses bénéfices (c'est-à-dire son CA déduit des charges engagées pour le compte de son entreprise).

Qu'est-ce que les frais de fonctionnement ?

Les frais de fonctionnement sont définis comme l'ensemble des frais inhérents à l'activité du micro-entrepreneur.

Il peut s'agir des coûts d'électricité et d'eau pour le local professionnel qu'il loue, ou encore de ses frais de téléphone lorsqu'il effectue de la prospection téléphonique, etc.

Mais cela peut également inclure l'achat de matériel, par exemple, un ordinateur pour une activité de graphiste, un sèche-cheveux pour une activité de coiffeur, etc.

Ces coûts entrent dans le périmètre des frais de fonctionnement car ils sont relatifs à l'activité professionnelle en général, mais pas à une prestation pour un client en particulier.

L'auto-entrepreneur n'a donc pas la possibilité de déduire ces frais de fonctionnement de son chiffre d'affaires, alors qu'un entrepreneur classique le pourrait.

L'auto-entrepreneur peut déduire ses frais de débours

Qu'est-ce que les frais de débours ?

Les frais de débours sont différents des frais de fonctionnement car ils sont inhérents à une prestation spécifique pour un client. Il s'agit de dépenses que l'auto-entrepreneur est obligé d'engager pour pouvoir réaliser sa prestation ou sa mission pour son client.

Il peut donc s'agir de l'achat de matières premières ou de marchandises. Par exemple, de la nourriture dans le cadre d'une prestation de restauration, d'un équipement de climatisation pour une activité de pose de climatiseur, ou d'un pot de peinture pour un peintre.

Dans le cas des frais de débours, le micro-entrepreneur achète, en réalité, le matériel avant la prestation et au nom de son client. Il se contente de lui avancer les frais, ce qui justifie son remboursement.

Une différence subtile à maîtriser

Lorsque l'on commence son activité d'auto-entrepreneur, il peut sembler un peu complexe de distinguer les frais de fonctionnement des frais de débours. Voici quelques clarifications pour vous aider à comprendre.

Tout d'abord, un frais de fonctionnement fera l'objet d'une facture au nom de votre auto-entreprise, alors qu'un frais de débours implique de réclamer une facture au nom de son client.

Ensuite, le matériel acheté au titre des frais de débours aura disparu une fois que vous aurez réalisé votre prestation, car le principe même est de devoir l'utiliser dans le cadre de sa prestation client. À l'inverse, le matériel acheté au titre des frais de fonctionnement sera toujours présent après la prestation et pourra être utilisé avec d'autres clients. Il s'agit donc davantage d'un investissement professionnel.

Un exemple pour bien comprendre la différence

Vous avez ouvert une activité de coiffeuse et êtes spécialisée dans les coiffures de mariage. Dans le cadre de votre prestation, vous allez utiliser un sèche-cheveux et un fer à boucler pour préparer la chevelure, puis des pinces et une couronne de fleurs pour réaliser la coiffure.

Le sèche-cheveux et le fer à boucler survivent à la prestation et pourront être utilisés avec d'autres clientes. Il s'agit donc de frais de fonctionnement et ne sont donc pas déductibles du CA.

En revanche, la couronne de fleurs et les barrettes restent avec la mariée et ne pourront plus être réutilisées par la suite. Vous avez bien été obligé de les acheter en amont, il s'agit donc de frais de débours et l'achat de ce matériel est bien déductible de votre chiffre d'affaires.

Comment se faire rembourser les frais de débours ?

Attention, le remboursement des frais de débours nécessite de respecter un certain formalisme, le cas échéant, ces frais resteront à votre charge. Il est donc important d'être méticuleux. Voici les étapes à suivre.

Étape 1 : l'obtention d'un mandat de débours

Avant même d'engager des frais au nom de votre client, vous devez obtenir un mandat de débours, c'est-à-dire une autorisation préalable de sa part vous permettant d'acheter du matériel en son nom.

Ce document type doit inclure plusieurs informations :

• Les coordonnées du client : nom, prénom et adresse ;
• La date de l'achat ;
• Le libellé du matériel acheté ;
• Le prix TTC.

Étape 2 : l'obtention de la facture auprès du fournisseur

Vous achetez du matériel auprès d'un fournisseur pour le compte de votre client. Il est donc primordial d'avoir une facture au nom de ce dernier. Le cas échéant, vous serez dans l'impossibilité de déduire vos frais de débours.

Cette facture doit contenir :

• Les coordonnées du client : nom, prénom et adresse ;
• La date de l'achat et le détail du matériel acheté ;
• Les numéros de SIRET et de TVA si votre prestation a lieu chez un client professionnel ;
• Le prix HT, le coût de la TVA et le prix TTC.

Étape 3 : la remise des justificatifs à votre client

Vous devez remettre à votre client tous les justificatifs : le mandat, la facture du fournisseur et votre facture finale.

Votre facture doit être à l'euro près, car vous n'avez pas le droit de réaliser le moindre bénéfice sur les frais de débours.

Vous êtes tenu de conserver l'ensemble des justificatifs pendant 10 ans et de faire figurer les sommes encaissées dans votre livre de recettes. Les frais de débours doivent y être mentionnés clairement.