Qu'est ce que les frais de débours pour un auto entrepreneur?

Bien que les auto-entreprises n'aient pas la possibilité de déduire leurs charges professionnelles, elles ont néanmoins la possibilité de déduire leurs frais de débours. On les définit comme les dépenses faites par l'auto-entrepreneur mais au nom du client, en guise d'avance des frais nécessaires à la réalisation de la prestation ou de la mission.

Comment le remboursement de ces frais fonctionne-t-il et dans quelles mesures sont-ils déductibles ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

Les frais de débours ne sont pas des frais de fonctionnement

Deux notions distinctes

Il est essentiel de bien distinguer les frais de débours des frais de fonctionnement. Les premiers sont déductibles, tandis que les seconds ne le sont pas, la déclaration du CA peut donc s'en trouver largement impactée.

Les frais de débours ont déjà été définis en introduction. Les frais de fonctionnement, quant à eux, sont des dépenses accessoires inhérentes à l'activité de l'auto-entrepreneur pour qu'il puisse achever sa mission ou prestation. On peut citer, par exemple, l'achat d'une machine ou d'un outil spécifique que le micro-entrepreneur conservera après la prestation terminée et qu'il réutilisera sur d'autres missions, il s'agit alors davantage d'un investissement.

Par exemple, vous êtes coiffeuse, vous achetez un sèche-cheveux pour le brushing d'une cliente. Vous réutilisez ce sèche-cheveux sur vos futures clientes. Il s'agit d'un frais de fonctionnement et non de débours.

Exemples de frais de débours

Les frais de débours peuvent être des marchandises achetées et qui sont nécessaires à la réalisation d'une prestation. Par exemple, il peut s'agir de pots de peinture pour un peintre qui prévoit de repeindre le salon d'un client. En revanche, le manche extensible pour atteindre le plafond sera réutilisable pour d'autres missions et est alors considéré comme un frais de fonctionnement.

Les frais de débours peuvent être des matières premières, par exemple l'achat d'ingrédients pour réaliser un gâteau d'anniversaire si vous êtes pâtissier auto-entrepreneur. En revanche, le robot mixeur acheté pour la confection du gâteau ne pourra être intégré dans ces frais déductibles.

Les frais d'expédition ou de déplacement peuvent répondre à la notion de débours mais, pour être fiscalement déductibles du CA, il est impératif que ces derniers fassent l'objet de factures au nom du client final.

Les règles de facturation des frais de débours ?

Le mandat de débours

On ne peut pas simplement se contenter de clamer que l'on a avancé des frais à sa clientèle, un justificatif est nécessaire pour établir que l'auto-entrepreneur dispose d'une autorisation préalable pour acheter du matériel pour le compte de son client. Le mandat de débours sert donc de preuve à cette démarche anticipative.

Il est possible de télécharger un modèle type gratuitement sur internet. Cependant, les informations essentielles devant y figurer sont les suivantes :

• La date ;
• Le libellé du frais avancé ;
• Le prix TTC avec le distinguo montant HT et TVA.

Les factures des fournisseurs

Dans la mesure où le micro-entrepreneur est habilité à acheter du matériel au nom de son client, les factures d'achat des fournisseurs doivent également être au nom du client.

Il s'agit d'une condition sine qua non au statut de débours de ces frais.

Un remboursement au centime près

La règle est qu'il est impossible de réaliser une marge sur les débours, le remboursement par le client doit alors être réalisé au centime près.

Dans la mesure où le micro-entrepreneur est tenu, lui aussi, d'établir une facture pour son client portant l'intitulé "Débours", celle-ci devra présenter un prix en tout point conforme à celui mentionné sur la facture du fournisseur. Il conviendra, en plus, d'y faire apparaître le nom du fournisseur et le numéro de la facture.

Transmission et conservation des justificatifs

L'auto-entrepreneur a l'obligation de remettre à son client tous les justificatifs de dépenses et achats réalisés en son nom et enregistrés au titre des débours.

Le micro-entrepreneur est également tenu de conserver tous les justificatifs de débours pour sa comptabilité pendant une période de 10 ans. Il s'agit de pièces comptables pouvant être réclamées en cas de contrôle.

La gestion des débours

Le chef d'entreprise a l'obligation comptable de tenir un jour un livre de recettes, c'est-à-dire qu'il doit y faire figurer toutes les sommes encaissées ainsi que les frais de débours. Il est possible, là encore, de trouver sur internet des modèles gratuits de factures incluant des frais de débours.

Ces formalités administratives sont obligatoires et ont pour finalité de permettre à l'auto-entrepreneur de déduire les frais de débours de son chiffre d'affaires déclaré auprès de l'URSSAF. S'agissant de la seule charge déductible pour un auto-entrepreneur, autant en profiter.

Responsabilité du fournisseur sur le produit, objet du débours

Dans une prestation de service incluant des frais de débours, il existe en réalité deux opérations distinctes :

1/ L'achat d'un équipement (vendu par un fournisseur, au profit d'un client, par le biais d'un intermédiaire, l'intermédiaire étant l'auto-entrepreneur).

2/ La prestation de l'auto-entrepreneur incluant la pose ou utilisation dudit équipement.

L'auto-entrepreneur reste responsable de sa prestation et des conséquences qui en découlent en cas de mauvaise réalisation de celle-ci. Sur la deuxième opération, sa responsabilité peut donc se retrouver engagée.

En revanche, il n'est aucunement responsable des problèmes pouvant survenir du fait de la première opération. Rappelons qu'il ne joue qu'un rôle d'intermédiaire et que le fournisseur reste donc responsable de tout vice ou défaut du produit vendu.

Enfin, il est à noter que le client peut faire appel au service après-vente du fournisseur en cas de problème avec le produit vendu par ce dernier, et qu'il bénéficie parallèlement de ses garanties assurantielles. Cela s'avère donc beaucoup plus rassurant pour le client, et bien plus simple à gérer pour l'auto-entrepreneur.

Débours et TVA, ça se passe comment ?

Le micro-entrepreneur est en franchise en base de TVA, cela implique qu'il ne facture ni ne déduit de son chiffre d'affaires la TVA, sauf cas particulier où il aurait réclamé à être assujetti à la TVA.

Pour autant, le client n'est pas pénalisé car, dans la mesure où la facture est à son nom, si celui-ci est professionnel et en droit de récupérer la TVA, il pourra tout à fait en faire la demande.