Peut-on se faire des notes de frais en auto entrepreneur ?

Les notes de frais correspondent aux dépenses pouvant être engagées dans le cadre de l'activité, mais en dehors de la structure même de l'entreprise. Il peut s'agir, par exemple, des frais de déplacements, des coûts téléphoniques ou des dépenses liées à l'hébergement.

Il convient alors de compléter un formulaire et d'y joindre la facture et les reçus dans le but de se les faire rembourser comptablement.

Les auto-entrepreneurs peuvent-ils se faire rembourser leurs notes de frais ? Existe-t-il une alternative pour se faire rembourser certains frais ? Quel est le procédé à suivre ? Nous répondons à ces questions ici.

Un auto-entrepreneur ne peut pas déduire les notes de frais de son CA

Un régime fiscal simplifié pour les micro-entrepreneurs

Pas de suspense, la règle est simple : un auto-entrepreneur n'est pas habilité à déduire ses notes de frais de son chiffre d'affaires.

Pourquoi ? Eh bien, il faut comprendre que la micro-entreprise n'est pas un statut juridique mais un régime fiscal simplifié. L'avantage est que l'auto-entrepreneur bénéficie de formalités comptables allégées. La contrepartie est qu'il n'a pas le droit à tous les avantages d'un régime fiscal dit classique.

Une imposition sur le chiffre d'affaires encaissé

Une entreprise classique est imposée sur ses bénéfices, c'est-à-dire qu'elle tient compte de son chiffre d'affaires réalisé mais qu'elle en déduit l'ensemble des charges. C'est sur ce montant final et donc revu à la baisse qu'elle sera imposée. Cela implique néanmoins une comptabilité beaucoup plus contraignante qui ne correspond pas au système mis en place pour la micro-entreprise.

Le micro-entrepreneur, lui, déclare et est imposé uniquement sur son chiffre d'affaires encaissé, c'est-à-dire ses revenus sans aucune déduction. La démarche comptable en est largement allégée et c'est d'ailleurs pour cette raison que l'on caractérise ce régime de simplifié.

Cette gestion simplifiée est rendue possible par le principe d'un abattement forfaitaire venant justement contrebalancer la non-prise en compte des frais professionnels. Cet abattement forfaitaire est fonction de l'activité.

Des notes de frais TTC

Les micro-entrepreneurs engagent des frais en TTC (Toutes Taxes Comprises) uniquement. Ils ont cependant le droit de présenter à leurs clients des factures faisant apparaître le distinguo HT et TTC.

Pourquoi ? Car un auto-entrepreneur ne récupère pas la TVA, sauf cas particulier. C'est uniquement son client, s'il est professionnel et remplit les conditions, qui sera en mesure d'entreprendre les démarches pour récupérer lui-même ladite TVA sur un équipement ou des services qu'il a reçus de la part d'une micro-entreprise.

Une conservation des dépenses engagées

Bien qu'un auto-entrepreneur n'ait pas besoin d'établir des notes de frais, il lui est cependant recommandé de conserver des preuves de ses dépenses engagées au titre de son activité.

Pourquoi ? Cela lui permet simplement d'analyser ses coûts, de comprendre quels sont ses postes de dépenses et il s'agit là d'une bonne solution pour gérer au mieux ses dépenses professionnelles et se rendre compte si sa micro-entreprise est rentable ou non, et s'il est en mesure de corriger certains frais qui pourraient s'avérer inutiles ou trop élevés.

Les frais de débours, une alternative légale à la note de frais

À quoi correspondent les frais de débours ?

On définit les frais de débours comme étant des frais avancés au client par l'auto-entrepreneur afin que ce dernier soit en mesure d'effectuer sa prestation ou bien de réaliser sa vente.

Il s'agit donc, le plus souvent, de matières premières ou de matériel. Par exemple, vous êtes carreleur et devez poser un carrelage dans l'appartement d'un client. Vous achetez en amont le carrelage afin de pouvoir réaliser votre prestation, il s'agit donc bien d'un frais de débours.

Attention cependant, les frais de débours ne correspondent pas à tout type de frais et ne peuvent être considérés comme un investissement professionnel. Par exemple, si vous avez une activité de graphiste, le fait d'acheter un ordinateur ou un logiciel de graphisme ne peut entrer dans le périmètre des frais de débours car ceux-ci ne vous sont pas utiles à une prestation spécifique pour un client mais à l'ensemble de votre activité, et seront conservés et réutilisés ultérieurement par vous avec d'autres clients.

Certains frais ne peuvent être assimilés à des frais de débours, notamment ceux relatifs à votre restauration, vos frais d'envoi, vos frais de déplacement et vos frais kilométriques.

Pas de bénéfice ni de responsabilité sur les frais de débours

La déduction de frais de débours du chiffre d'affaires est autorisée par l'article 267 du Code Général des Impôts, celui-ci précisant qu'ils ne rentrent pas dans votre base d'imposition.

En revanche, la règle est claire : vous ne pouvez réaliser de bénéfice sur ces frais. Ainsi, ils doivent correspondre strictement au montant que vous avez engagé au nom de votre client, au centime près.

Parce que les factures d'achat correspondant aux frais avancés à vos clients sont à leur nom, en cas de défectuosité du produit, vous n'êtes aucunement responsable. C'est alors le fournisseur dudit produit qui verra sa responsabilité engagée.

Comment se faire rembourser les frais de débours ?

Pour bénéficier du remboursement de vos frais de débours, il est indispensable de respecter un certain nombre de formalités strictes. À savoir, vous devez :

• Obtenir un accord préalable écrit de votre client qui s'appelle un mandat de débours ;
• Demander au fournisseur d'établir la facture au nom du client, et non du vôtre ;
• Éditer une facture au nom du client après la prestation et celle-ci doit mentionner les frais de débours de façon distincte ;
• Conserver toute preuve et justificatif d'achat en cas de futur contrôle fiscal.

Concernant le mandat de débours, vous devez y faire figurer sa nature et son montant. Il sert à formaliser l'accord des deux parties et l'achat au nom du client ne peut être réalisé sans lui. On trouve aisément des modèles types sur internet.

Concernant la facture établie au nom du client par le fournisseur, celle-ci doit mentionner son nom et son adresse, ainsi que son numéro SIRET et son numéro de TVA intracommunautaire s'il s'agit d'un professionnel.

Lorsque vous éditez enfin votre propre facture au nom du client, vous devez obligatoirement y joindre la facture du fournisseur pour avoir le droit au remboursement de vos frais de débours.